2023年8月会议租车活动-考斯特车队高规格接待
发表时间： 2023-09-19 15:12:49
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大型活动接待步骤：
1：发放会议通知和会议日程
会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。 会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。
2：选择会场
选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。
最好是达到一下标准：
第一：大小要适中
会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”
第二：地点要合理
历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。
第三：附属设施要齐全
会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等 进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺 利”。否则，可能会造成损失。
3：会场的布置
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。
一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适 当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需 摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。 坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：
① 圆桌型
如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于10―20 人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝 南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。
② 口字型
如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。
③ 教室型
这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的'的会议，这时与会者 人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座 次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原 则依次排列。
4：准备会议资料
会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于 与会者的阅读和做好发言准备。 会议前的接待礼仪。
5：会前检查
这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
6：提前进入接待岗位
接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。
①签到
设一张签字台，配上1―2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承 担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如 果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递 上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。
②引座
签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室， 由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。
③接待
与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足 各种要求，提供尽可能周到的服务。 会议中的服务礼仪 会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。
7：其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面
这就要求各个工作人员“严阵 以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。 又如，大会宣布办法荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出 来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有 关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱。 如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知 主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。
8：做好会后服务的准备
会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。 会后服务会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁 琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要 积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。
9：送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。
10：清理会议文件
①根据保密原则，回收有关文件资料。
②整理会议纪要。
③新闻报道。
④主卷归档。
⑤会议总结
以上步骤基本上把一场会议的流程梳理了下来，但很多会务工作人员在会议内容，住宿，活动安排，礼品都会很重视的安排，往往会忽视车辆接送的安排细节上，你认真想想，如果你邀请的重要嘉宾因为堵车，或者打不到车，而迟迟不能够准时上台发言会是什么样的场景，或者到会人员找不到场地会是什么样的尴尬。所以要把一场会议办好，还需要注意出行接待这个很重要的细节，当飞机晚点了怎么办？当打不上车怎么办？当找不到场地怎么办？
以上事情建议还是对接专业的租车公司，交给他们来办理，自然而然就不会出现以上情况。那么你可以试着选择明瑞租车看看，十几年的租车公司，光从时间来看都应该靠谱的，租车电话：400-110-2210
1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员。
2、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。
3、接站根据客人具体抵达时间，提前半小时抵达（火车站/机场）。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续，并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。
